定义:会计电算化是指使用计算机执行会计职能或程序。它涉及到通过会计软件记录和分析电子财务交易.
会计软件作为数据记录和处理的框架。公司可以使用现成的软件或定制的会计软件。
它以…的形式提供重要信息报告可根据用户要求生产。这些用户可以是:
- 会计师
- 经理
- 员工
- 利益相关者
会计电算化是一种利用人工智能的信息系统。它还涉及会计系统的集成和自动化。数据的输入和报告的编制按规定进行公认会计准则.
注:GAAP是公认会计准则的缩写会计原则.
会计电算化中人为干预相对较少。它产生的财务报表如下:
- 准确的
- 可行的
- 无错的
在会计框架中输入正确的信息需要人工核算。
在目前的情况下,所有的组织都使用电算化会计,除了小的。小型组织可能会继续使用人工会计来节省成本。
内容:会计电算化
优势
会计电算化系统有以下几个好处:
- 没有错误的会计
电算化会计系统使用人工智能.生成的报告考虑交易的每一分钟细节。 - 更少的人力
用软件记账需要更少的人力资源。必威全新精装版对人员的要求是仅用于数据输入和分析.
每个处理都在软件上自动进行。 - 记录的一致性
这种会计制度在记录维护上具有一致性。系统有系统用于存储和显示数据的预定义结构. - 自动化
这些组织必须在软件内部提供数据。软件自动创建分类帐,试算表,损益表和资产负债表等。 - 时间效率
该软件操作简单,维护记录的时间短。
本软件的设计和开发,特别适用于会计用途。因此,为组织节省时间和成本。 - 管理与控制
与手工记账相比,管理和控制财务数据更加容易。 - 可访问性
我们可以通过一次点击来访问和检索保存的信息。该会计系统还提供了数据的安全性。
只有经过授权的人才可以访问公司的帐户。 - 提高效率
会计系统的自动化有助于提高效率。
它使优化时间和资源以及帐户维护的准确性。 - 吸引力和质量报告
本系统自动生成报表。它利用用户保存的信息。
这些报告分析信息。并根据用户需求使用可视化工具以统一的形式描述它。 - 安全
电算化会计系统有利于保护公司的帐目。
计费软件有密码保护。而且只允许授权用户访问数据。
缺点
会计电算化在有一些优点的同时,也有一些缺点。以下是会计电算化的缺点。
- 数据损坏
存储在软件中的数据可能会被损坏。内部用户和外部用户都可以妨碍数据在软件中。
它还面临着来自黑客的威胁,黑客可能会访问并泄露公司的关键信息。 - 失业
会计电算化系统的安装导致失业。由于自动化,对人员的需求减少了。 - 系统故障
计算机是一台机器,可能有系统故障。因此,会计过程将停止,直到它被固定。与此同时,如果需要,帐户可以手动管理或重新输入。 - 技术过时
在当前的情况下,技术不断进步。这种会计制度过一段时间就会过时。
因此,我们需要重新投资以获得更新的版本.它不必要地消耗公司宝贵的时间和资源。 - 数据输入错误
在电算化会计系统中,数据录入是手工的。因此,在数据输入时可能会出现错误。这将导致数据不准确和无法识别的错误。 - 熟练的员工
该系统对软件操作有一定的技能要求。组织需要雇佣熟练的人员来操作会计软件。 - 增加成本
获取、安装和维护软件是一件昂贵的事情。小公司可能负担不起这些成本。因此,继续使用手工记账。 - 计划的基础
这个会计系统是基于程序的,并遵循预先定义的指示。它可能无法预见报表中未知的错误。
重要性
- 它促进了内部和外部用户的数据可用性。
- 该系统有助于执行快速和准确的会计过程。
- 有助于包含批量事务的大型组织。
- 它可以执行工资,债权人和债务人的会计。
- 有组织地维护账户和生成报告。
特性
- 数据的数字存储这个系统以数字形式记录数据。它为数据的修改、检索和删除提供了方便。
- 快速升级:库存的变化与数据录入同步反映。
- 集成系统这是一种综合系统,使用起来更快、更简单。
- 避免工作的单调如会计通常对单调的工作感到厌烦。
会计电算化是以编程为基础的。因此,只需要在记录后跟踪账户。 - 快速决策会计信息的表示采用简化形式。因此,决策是迅速和有效的。
- 透明度日常活动的记录是系统的、有组织的。导致对业务的透明度和控制。
- 定制这个会计软件不死板。组织可以根据自己的需求定制软件。
- 可伸缩性:会计电算化可以根据公司结构进行更新。
它甚至能够管理大量的事务。
会计电算化系统的基本要求
- 系统必须满足业务的基本需求。
- 软件应该易于访问和理解。
- 会计软件必须与当前操作系统一致。
- 软件必须灵活,并且能够在其他平台上运行。
- 在选择软件时,必须考虑相关的成本和维护费用。
- 会计框架的用户界面应该不那么复杂。
- 导入和导出数据必须很容易。
- 软件必须提供数据安全性,并抵抗未经授权的访问。
- 还必须考虑提供软件的供应商的可信度。
会计电算化软件
会计软件的选择要根据用户的需求而定。公司可选择以下三种类型的软件:
- 现成的软件
- 定制的软件
- 定制软件
现成的软件
这些是市场上已经可以买到的会计软件。它的开发是为了满足用户的一般要求.公司可以购买这种软件,不需要专业知识就可以使用它。
例如:-理账、专业会计师和忙碌等。
- 这对小公司来说是可行的,因为成本较低。
- 操作该软件不需要特殊技能。
- 适合组织将低成交量的交易。
- 这些数据不太安全,对会计欺诈很敏感。
- 与其他软件的互连是最低限度的。
- 数量有限的用户可以同时使用该软件。
定制的软件
这里对现有软件进行了修改。这些修改是按照用户的特殊要求.这些公司必须为修改支付额外费用。
- 适合大中型企业使用。
- 它比现成的软件要便宜得多。
- 能够管理大量的金融交易。
- 公司必须培训员工操作该软件。
- 该软件可与公司管理信息系统(MIS)连接。
- 在定制软件中数据更安全。
- 某些指定数量的用户可以获得授权访问。
定制软件
它是指软件的基于用户特定的需求进行设计和编程.具有分散地理位置的单位的大型组织选择此软件。
- 它专注于开发时的高数据安全性。
- 软件安装和维护是相当昂贵的。
- 许多用户可以在不同的位置访问它。
- 对用户的培训是每个单位都必须做的。
- 软件是定制的,因此它们与公司的管理信息系统是相互关联的。
- 它相对来说更加复杂。
帐户分组
会计电算化的一个重要组成部分是会计科目的分组。会计交易的分类按标准进行。因为会计报告的编制依赖于这些交易。
帐户的分组按其在记录时的性质。它们分为大类、小类和子类。特定的代码被分配给这些组,以便计算机能够理解。
代码是组的唯一标识,以避免重复和错误.它可以是字母、数字或两者的组合。
电算化会计与手工会计的区别
基础 | 会计电算化 | 手工会计 |
---|---|---|
意义 | 在这种情况下,会计功能在电算化会计系统中进行。 | 在这种情况下,会计人员手动执行会计功能。 |
速度 | 因为会计是数字化的,所以速度更快。只有数据录入是手动的,其余的都由会计软件完成。 | 记账的速度很慢。因为人类做某项工作的能力有限。 |
数据存储 | 在这种情况下,数据的记录在软件内部。它可以保存大量的数据。 | 在这种情况下,数据的记录是在纸张和档案上。要保存大量的数据是很有挑战性的。 |
错误检测 | 该软件在错误进入的时候显示警报。 | 会计可能会忽略一些错误。 |
数据安全 | 数据是高度安全的。 | 数据不太安全。 |
数据输入 | 专门操作软件的人员输入数据。 | 会计用手在账簿上记账。 |
知识 | 具备正确记录财务交易的基本知识。 | 需要深入的知识。 |
调整条目 | 不需要通过单独的条目进行整改。 | 会计需要通过分录以纠正错误。 |
备份 | 该软件保留数据的备份,并可以在丢失时恢复数据。 | 数据一旦丢失,将无法恢复。 |
结论
会计电算化是虚拟记账。该会计系统使用硬件和软件进行数据存储和维护。
使用计算机记账可以使记账准确、易于维护和无差错。公司可以根据自己的需要定制可用的软件。
传统上,这些公司都是手动维护账户。它仍然被有有限商业交易的小供应商使用。
在使用会计电算化系统之前,必须学习手工会计。
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